Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is:

Automatify B.V.
Denariusstraat 25D
4903 RC Oosterhout, Nederland
KvK 42143350
info@automatify.cloud

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming in de zin van artikel 37 AVG aangesteld; daartoe zijn wij niet verplicht. Wel hebben wij een vast aanspreekpunt voor privacy. Vragen daarover, en verzoeken over je eigen gegevens, kun je rechtstreeks richten aan:

Teun van der Dussen
Privacycontactpersoon
tvanderdussen@automatify.cloud

2. Bezoek aan deze website

Deze website plaatst geen cookies en laadt geen analytics-, advertentie- of trackingscripts. De lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen, zodat je browser daarvoor geen verbinding maakt met externe partijen. Er is ook geen contactformulier: alle contactmogelijkheden zijn een e-mailadres of een link naar onze agenda.

Wel houdt onze hostingpartner, Vercel Inc., standaard technische logbestanden bij van opgevraagde pagina’s. Daarin kunnen je IP-adres, het tijdstip van het bezoek, de opgevraagde pagina en je browsertype voorkomen. Die gegevens gebruiken wij uitsluitend om de website beschikbaar, veilig en foutvrij te houden. De grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) bij een werkende en beveiligde website. Wij koppelen deze loggegevens niet aan personen en gebruiken ze niet voor profilering.

3. Een gesprek inplannen

De knoppen “bespreek je proces” en “plan een gesprek” verwijzen naar onze afsprakenpagina in Microsoft Bookings. Zodra je die pagina opent, verlaat je deze website en verwerkt Microsoft gegevens volgens haar eigen voorwaarden. Plan je een afspraak, dan ontvangen wij de gegevens die je daar invult: in elk geval je naam, e-mailadres en het gekozen tijdstip, en eventueel een toelichting die je zelf meestuurt.

Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om de afspraak te plannen, te bevestigen en voor te bereiden. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand daaraan (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

4. Contact per e-mail

Mail je ons, dan verwerken wij je naam, e-mailadres en de inhoud van je bericht, inclusief de gegevens die je zelf in dat bericht deelt. Wij gebruiken die uitsluitend om je vraag te beantwoorden en de correspondentie af te handelen. Afhankelijk van je vraag is de grondslag de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) of ons gerechtvaardigd belang bij het afhandelen van binnenkomende vragen (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

5. Klanten en opdrachten

Word je klant, dan verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren en te administreren:

• contact- en functiegegevens van betrokken medewerkers van de klant;
• gegevens over de opdracht, correspondentie, afspraken en opleveringen;
• factuur- en betaalgegevens, voor zover die persoonsgegevens bevatten.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en, voor de financiële administratie, het nakomen van een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

6. Gegevens die wij namens onze klanten verwerken

Bij het bouwen en beheren van automatiseringen, integraties en applicaties krijgen wij vaak toegang tot systemen van onze klanten waarin persoonsgegevens staan. In die situatie is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de klant en op basis van een verwerkersovereenkomst, zoals vastgelegd in artikel 13 van onze algemene voorwaarden. Deze privacyverklaring gaat niet over die gegevens; daarvoor geldt de privacyverklaring van de betreffende klant.

7. Delen met anderen

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Wel schakelen wij dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken, waaronder:

• Vercel Inc.: hosting van deze website en de bijbehorende logbestanden;
• Microsoft: e-mail, agenda, Microsoft Bookings en onze kantooromgeving.

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Voor zover daarbij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op basis van een geldig doorgiftemechanisme, zoals het EU-US Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld:

• correspondentie en afspraakgegevens die niet tot een opdracht leiden: twee jaar na het laatste contact;
• gegevens rond een lopende opdracht: gedurende de looptijd van de overeenkomst en zolang dat daarna redelijkerwijs nodig is;
• facturen en overige administratie: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht;
• technische logbestanden van de website: de standaard bewaartermijn van onze hostingpartner.

9. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder versleutelde verbindingen, meervoudige authenticatie op onze accounts en toegang op basis van noodzaak. Denk je dat gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen voor misbruik, mail dan tvanderdussen@automatify.cloud.

10. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat over te laten dragen;
• gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

Een verzoek stuur je naar tvanderdussen@automatify.cloud. Wij reageren binnen één maand. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen je te identificeren op een manier die zelf zo min mogelijk gegevens prijsgeeft.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de regelgeving verandert. De actuele versie staat altijd op www.automatify.cloud/privacyverklaring. Bovenaan deze pagina staan het versienummer en de datum van de laatste wijziging.